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Webneo Blogbeitrag

RECHTLICHE VORGABEN ZUM NEWSLETTER – DAS SOLLTEN SIE WISSEN!

Wenn Sie innerhalb kürzester Zeit und mit wenig Aufwand möglichst viele Menschen mit Werbung erreichen wollen, dann kann es sinnvoll sein, personalisierte Werbe-E-Mails oder Newsletter zu gestalten und zu versenden. Mit dem besonders effektiven Werbemittel können Sie auf Ihre Angebote und neuen Artikel kostengünstig aufmerksam machen. Um Abmahnungen und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden, gibt es dabei jedoch einiges zu beachten: Nur mit ausdrücklicher vorheriger Einwilligung, dürfen Sie einen Newsletter versenden. Und das ist noch lange nicht alles. Was Sie sonst noch beachten müssen und wie Sie Ihren Newsletter ausgestalten sollten, das erklären wir Ihnen jetzt.

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Inhaltsübersicht

  • Der wichtigste Grundsatz: rechtskonformer Anmeldeprozess
    • Die ausdrückliche Einwilligung einholen
    • Nachweispflicht der Einwilligungserteilung
    • Sonderfall: keine Einwilligung bei Bestandskunden notwendig?
    • Wie lange gelten Einwilligungen?
  • Rechtliche Vorgabe: Widerrufsmöglichkeit der Einwilligung
  • Beachten Sie: Informationen in der eigenen Datenschutzerklärung
  • Die richtige inhaltliche Ausgestaltung: Das sollten Sie bedenken
    • Das Anmeldeformular
    • Impressumspflicht bei rechtssicherem E-Mail-Marketing
    • Preistransparenz
    • Was sonst noch zu beachten ist
  • Was droht bei Verstößen?
  • Fazit

DER WICHTIGSTE GRUNDSATZ: RECHTSKONFORMER ANMELDEPROZESS

Als wichtigster Grundsatz für das Versenden von Newslettern zählt die vorherige ausdrückliche Einwilligung der empfangenden Person. Das ist beim E-Mail-Marketing nicht nur für den Empfänger oder die Empfängerin angenehmer, sondern schützt auch Sie vor möglichen rechtlichen Folgen.

DIE AUSDRÜCKLICHE EINWILLIGUNG EINHOLEN

Bei einem Newsletter handelt es sich um eine Werbe-E-Mail, weshalb das Versenden ohne vorherige Einwilligung einen Verstoß gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) darstellt. Um eine solche „unzumutbare Belästigung“ zu vermeiden, wenn dem Empfang des Newsletters nicht ausdrücklich zugestimmt wurde, sollten Sie sich die Einwilligung durch eine ausdrückliche, aktive Handlung, etwa durch das Anklicken einer Bestätigungsbox, einholen. Zusätzliche Sicherheit bietet eine Double-Opt-In-Lösung. Dabei wird Ihre Werbe-E-Mail mit einem zusätzlichen Aktivierungslink versehen, der zunächst vom Kunden angeklickt wird, um sicherzustellen, dass es sich bei der bestätigenden Person wirklich um die Person der zugehörigen E-Mail-Adresse handelt. Erst anschließend wird die E-Mail-Adresse in den Verteiler aufgenommen.
Ob Sie für das Versenden von E-Mails tatsächlich die entsprechende Einwilligung benötigen, hängt vor allem davon ab, ab wann eine Nachricht als werbliche Kommunikation gilt. Neben der unmittelbaren Absatzförderung zählen auch Nachfragen, wie zum Beispiel Aufforderungen, nach dem Kauf eine Bewertung abzugeben, dazu und benötigen eine Einwilligung. Die Einwilligung muss zusätzlich der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) genügen. Demnach ist der Versand eines Newsletters nur nach Einwilligung der empfangenden Person zulässig, solange der Versand nicht auf ein berechtigtes Interesse gestützt werden kann. Der Versand eines Newsletters unterliegt also zwei Einwilligungen. Diese müssen jedoch nicht separat eingeholt werden. Wichtig ist, dass Sie sich die Einwilligung in ausdrücklicher und informierter Weise einholen. Sie sollten dabei den Zweck des Newsletters klarmachen und beispielsweise erklären, um welche Produkte oder Dienstleistungen es sich konkret handelt.

NACHWEIS DER EINWILLIGUNGSERTEILUNG

Um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden, sollten Sie darauf achten, dass Sie einen Nachweis der jeweiligen erteilten Einwilligung erbringen können. Sollte ein Empfänger behaupten, er habe keine Einwilligung erteilt, haben Sie die Beweispflicht und müssen das Vorliegen einer Einwilligung nachweisen. Auch das regeln Sie am sichersten mit dem Double-Opt-In-Verfahren. Die versandte Bestätigungs-E-Mail muss dabei jedoch frei von Werbung sein und sollte möglichst die gleichen Informationen beinhalten wie das Anmeldeformular zum Newsletter selbst. Generell sollten Sie sowohl den Zeitpunkt als auch die IP-Adresse der Newsletter-Anmeldung speichern, um die Einwilligung später beweisen zu können. Des Weiteren sollten Sie den Inhalt der Bestätigungs-E-Mail sowie den Zeitpunkt und die IP-Adresse des Klicks auf den Bestätigungslink speichern.

SONDERFALL: KEINE EINWILLIGUNG BEI BESTANDSKUNDEN NOTWENDIG?

Bei bereits bestehenden Geschäftsbeziehungen gibt es Ausnahmeregelungen und es kann unter bestimmten rechtlichen Bedingungen möglich sein, den Newsletter auch ohne vorherige explizite Einwilligung an Kunden und Kundinnen zu senden. Wenn Ihr Unternehmen die E-Mail-Adressen der Personen im Zuge eines Kaufs eines Produktes oder einer Dienstleistung erhalten hat und Sie die E-Mail-Adressen lediglich nutzen, um per Newsletter für, den vorherigen Käufen, ähnliche Produkte zu werben, dann können Sie den Newsletter möglicherweise auch ohne Einwilligung versenden. Dabei müssen Sie jedoch sicherstellen, dass diese Personen der Nutzung ihrer Daten für Werbezwecke nicht widersprochen haben. Zudem sollten Sie mit jedem Newsletter erneut darauf hinweisen, dass sie einen Widerspruch jederzeit nachholen können.

WIE LANGE GELTEN EINWILLIGUNGEN?

Um alle rechtlichen Vorgaben beim Versenden eines Newsletters einzuhalten, sollten Sie zudem beachten, dass einmal wirksame erteilte Einwilligungen durch Zeitablauf automatisch wieder erlöschen können. Bei rechtskonformer Einholung von Einwilligungen unterliegen diese zwar an sich keinem „Ablaufdatum“, dennoch können einmal erteilte Einwilligungen später wieder erlöschen, wenn diese nicht genutzt werden. Rechtliche Regelungen zu dem Versand von Newslettern beinhalten also auch, dass Werbe-E-Mails, welche erst 17 Monate nach der erteilten Einwilligung versandt wurden, nicht mehr wirksam der Einwilligung unterliegen.

RECHTLICHE VORGABE: WIDERRUFSMÖGLICHKEIT DER EINWILLIGUNG

Besonders beachten sollten Sie, dass Einwilligungserklärungen jederzeit und mit sofortiger Wirkung für die Zukunft frei widerruflich sein sollten. Das sollte möglichst schnell und ohne Login-Daten erfolgen können. So können Sie etwa den empfangenden Personen am Ende einer E-Mail ermöglichen, sich durch Klicken eines Links vom Empfang des Newsletters abzumelden. Auch die Option, sich per Telefon oder Postweg von dem Newsletter abzumelden, sollte gegeben sein.

BEACHTEN SIE: INFORMATIONEN IN DER EIGENEN DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Allein die Einwilligung und das Stützen auf §7 Abs. 3 UWG in der Newsletter-Werbung genügen den rechtlichen Vorgaben allerdings noch nicht.

Zusätzlich dazu müssen Sie in Ihrer Datenschutzerklärung ausführlich über die Datenerhebung und -verarbeitung informieren. Einen entsprechenden Katalog mit Pflichtinformationen können Sie unter Art.13 Abs.1 DSGVO einsehen. Hierbei müssen Sie insbesondere Informationen über den Zweck der Datenverarbeitung mitteilen sowie die entsprechende Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Zusätzlich relevant sind Informationen über die Speicherdauer sowie das Bestehen des Rechts, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

DSGVO

DIE RICHTIGE INHALTLICHE AUSGESTALTUNG: DAS SOLLTEN SIE BEDENKEN

Nicht nur die informierte Einwilligung sowie die Informationen in der eigenen Datenschutzerklärung stellen wichtige rechtliche Grundlagen für Ihren Newsletter dar, sondern auch bei der inhaltlichen Ausgestaltung ist einiges zu beachten.

DAS ANMELDEFORMULAR

Schon beim Anmeldeformular müssen Sie einige rechtliche Regeln für Newsletter beachten. Aus datenschutzrechtlicher Sicht sind Sie dazu verpflichtet, bei der Anmeldung zum Newsletter so wenig Daten wie nötig vom Kunden zu erfassen. Lediglich die E-Mail-Adresse sollte dabei das einzige Pflichtfeld darstellen. Fehlende personenbezogene Daten wie Name oder Adresse sollten dagegen kein Grund sein, den Newsletter nicht erhalten zu können. Des Weiteren müssen Sie Ihren Interessenten genau und verständlich erklären, für welchen Zweck Sie die Daten erheben, also, was Sie mit den Daten tun. Dafür kann es bereits genügen, zu erklären, dass Sie die E-Mail-Adresse für das Versenden des Newsletters Ihrer Firma nutzen.
Auch ist es wichtig, darauf hinzuweisen, wie häufig Kunden den Newsletter erhalten werden, nachdem Sie sich dafür angemeldet haben. Sollten Sie sich dafür entschieden haben, den Newsletter zwar selbst zu erstellen, ihn aber nicht selbst zu versenden, sondern dies über ein Tool oder eine entsprechende Software machen lassen, sollten Sie im Anmeldeformular auch auf den Anbieter eingehen und den Kunden mitteilen, dass ihre Daten nicht bei Ihnen direkt gespeichert werden, sondern bei einem dritten Anbieter. Auch wenn Sie bestimmte Leistungen an externe Dienstleister auslagern und durch die Nutzung von Trackingdiensten eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt, sollten Sie dies im Anmeldeformular erwähnen. Zusätzlich sollten Sie selbst einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem entsprechenden Anbieter abschließen. Wichtig ist außerdem eine Verlinkung auf Ihre eigene Datenschutzerklärung, um Ihren Kunden einen ausführlicheren Blick zum Zweck der Datenverarbeitung, die Speicherdauer sowie Rechte zu gewährleisten. Entscheidend für den Inhalt des Anmeldeformulars und der Einwilligungserklärung ist vor allem, dass Sie in verständlicher und leicht zugänglicher Form sowie in klarer und einfacher Sprache informieren, welchen Inhalt die entsprechende Einwilligungserklärung hat.

IMPRESSUMSPFLICHT BEI RECHTSSICHEREM E-MAIL-MARKETING

Besonders relevant für Ihren Newsletter ist die Impressumspflicht. Zum Impressum gehören dabei mindestens Name und Anschrift, bei geschäftlichen Newslettern kommen dazu jedoch noch die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse, das Handelsregister inkl. -nummer und die Umsatz- sowie Wirtschaftsidentifikationsnummer. All diese Angaben müssen dabei leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sein, weshalb es empfehlenswert ist, die entsprechenden Angaben in die Signatur Ihres Newsletters einzubinden. Für Ihre Kunden und Kundinnen soll dadurch schneller ersichtlich werden, von wem der Newsletter versendet wurde. Außerdem können sie Sie dadurch schneller erreichen.

PREISTRANSPARENZ

Bei der Erstellung eines Newsletters müssen Sie bei Werbung nicht zwingend Preise angeben. Rechtlich vorgegeben ist jedoch, dass Preise, die im Newsletter angegeben werden, auf jeden Fall vollständig dargestellt werden müssen. Sie sollten also neben dem reinen Produktpreis auch Versandkosten, die Mehrwertsteuer und Brutto-Preise erwähnen. So wird Lesern und Leserinnen auch ermöglicht, die Preise und Konditionen einfach und effektiv mit anderen Online-Händlern zu vergleichen.

WAS SONST NOCH ZU BEACHTEN IST

Beim Versenden eines Newsletters sollten Sie insbesondere darauf achten, dass der Absender der E-Mail für den Empfänger oder die Empfängerin klar erkennbar ist, denn das Verschleiern oder Verheimlichen des Absenders ist nicht erlaubt und stellt eine unzumutbare Belästigung dar. Zusätzlich sollte bereits die Betreffzeile auf den werbenden Inhalt schließen und dieser wiederum der erteilten Einwilligung entsprechen. Mit Ihrem Newsletter sollten Sie Ihren Kunden und Kundinnen einen Mehrwert bieten und ausschließlich relevante Inhalte einbinden. Am besten halten Sie die E-Mail dafür kurz und prägnant, ohne dass die Leser und Leserinnen scrollen müssen, um den gesamten Inhalt lesen zu können. Behalten Sie bei der Ausgestaltung Ihres Newsletters auch immer das Corporate Design Ihres Unternehmens sowie Ihre Zielgruppe im Hinterkopf. Denn nur wenn das Design bei dieser ankommt, werden sie den Newsletter überhaupt lesen. Sollten Sie in Ihrem Newsletter Bilder einsetzen, dann sollten Sie darauf achten, dass Sie die Nutzungsrechte an diesen haben oder legal erwerben. Bei fremden Fotos sind Sie nicht der Urheber und können diese nur verwenden, wenn Ihnen der tatsächliche Urheber die Nutzungsrechte daran eingeräumt hat. Häufig geschieht das mithilfe eines Lizenzvertrages. Dabei sollten Sie jedoch darauf achten, dass Sie die Bilder dann auch wirklich für gewerbliche Zwecke verwenden dürfen.

WAS DROHT BEI VERSTÖßEN

Wenn Sie gegen die rechtlichen Vorgaben für Newsletter verstoßen, droht Ihnen eine Abmahnung! Beim Versand von Werbe-E-Mails, denen Privatpersonen nicht ausdrücklich zugestimmt haben, können diese sich auf die Beeinträchtigung ihres allgemeinen Persönlichkeitsrechts berufen. Außerdem stellt das Versenden eines Newsletters ohne Einwilligung eine unzumutbare Belästigung sowie eine unlautere Wettbewerbshandlung dar und kann von etwa Mitbewerbern, IHK und anderen qualifizierten Verbänden und Einrichtungen abgemahnt werden, selbst wenn diese nicht Empfänger der E-Mails sind. Sollte es zu einer solchen Abmahnung kommen und diese über einen Rechtsanwalt laufen, entstehen dabei hohe Kosten für Sie. Wenn es sich gleichzeitig um einen datenschutzrechtlichen Verstoß handelt, dann droht zusätzlich ein Bußgeld durch entsprechende Datenschutzaufsichtsbehörden. Ebenso können direkt Betroffene Schadensersatzansprüche stellen, denn unaufgeforderte Werbe-E-Mails an geschäftliche E-Mail-Adressen beispielsweise stellen einen Eingriff in den eingerichteten und ausgeübten Gewerbebetrieb dar.

WEBNEO FAZIT

Um keine Abmahnung aufgrund unlauterer Wettbewerbshandlung oder unzumutbarer Belästigung zu riskieren, ist beim Versand von Newslettern per E-Mail vor allem die vorherige ausdrückliche Einwilligung des Empfängers bzw. der Empfängerin notwendig. Aufgrund zunehmender Abmahngefahr beim Versand von Newslettern, raten wir Ihnen, sich vor dem Versand mit potenziellen Problemen vertraut zu machen und die rechtlichen Regelungen entsprechend einzuhalten. Weitere Fragen und Unsicherheiten sollten Sie vorher genau abklären.

Mit hoher Expertise und jahrelanger Erfahrung im Online-Marketing wissen wir als SEO-Agentur auch, worauf es beim Newsletter-Marketing ankommt. Wir gehen Ihr nächstes Newsletter-Projekt gern gemeinsam mit Ihnen an und zeigen Ihnen, worauf Sie dabei achten müssen. Wir stehen Ihnen gern bei diesem, aber auch bei vielen anderen Projekten beratend zur Seite und setzen diese mit Ihnen um!













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