AGILES PROJEKTMANAGEMENT

Agiles Projektmanagement – flexibel & dynamisch planen

WEBNEO BLOGBEITRAG

WAS GENAU IST EIGENTLICH AGILES PROJEKTMANAGEMENT?

Agiles Projektmanagement bedeutet für das Unternehmen, dass dynamisch, flexibel und transparent mit Veränderungen umgegangen wird. Während des gesamten Prozesses werden deshalb Stakeholder (bspw. Kunden) intensiv in das Projekt eingebunden. Das heißt, dass der Projektablauf erst während des Projektes Schritt für Schritt gemeinsam mit dem Kunden geplant wird, um sich dem Ziel gemeinsam zu nähern. Dabei ist es möglich, schnell auf Änderungen im Projektplan zu reagieren und diese umzusetzen. Besonders gefragt ist diese Form des Managements demnach aufgrund seiner Anpassungsfähigkeit. Die positiven Aspekte geringer Planungs- und Führungsintensität kommen hoher Anpassungsfähigkeit, schneller Umsetzung und großer Eigenverantwortlichkeit zugunsten. Im Gegensatz zum traditionellen, klassischen Projektmanagement ist der Aufwand beim agilen Projektmanagement fix.  Der Umfang jedoch kann sich kontinuierlich verändern.

Diese Management-Methode fand bereits in den 90er Jahren im Bereich der Software-Entwicklung ihren Ursprung und wurde zehn Jahre später generalisiert. Ihre Leitsätze wurden damals im sogenannten „Agilen Manifest“ niedergeschrieben.

DIE URSPRÜNGE

DAS AGILE MANIFEST

Das 2001 veröffentlichte „Agile Manifest“ (original „Agile Manifesto“) beinhaltet die Leitsätze und Werte agiler Teams und gilt als Referenzmodell der modernen, agilen Bewegung.  Es umfasst vier Kernaussagen, welche wiederum in zwölf Prinzipien ausgeführt werden.

  1. Individuen und Interaktionen stehen über Prozessen und Werkzeugen
  2. Funktionierende Software steht über einer umfassenden Dokumentation
  3. Zusammenarbeit mit dem Kunden steht über der Vertragsverhandlung
  4. Reagieren auf Veränderung steht über dem Befolgen eines Plans
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1. INDIVIDUEN UND INTERAKTIONEN SIND WICHTIGER ALS PROZESS UND WERKZEUGE

Persönliche Gespräche können nicht durch ausgefeilte Prozesse ersetzt werden. Im Vordergrund steht der Mensch und der direkte Informationsaustausch ist wichtiger als aufgesetzte Formalismen. Optimalerweise sitzt ein agiles Team räumlich möglichst eng zusammen, dadurch wird die stetige Kommunikation und der enge Austausch begünstigt.

2. FUNKTIONIERENDE SOFTWARE IST WICHTIGER ALS UMFASSENDE DOKUMENTATION

Hier kommt besonders die hohe Ergebnis-Fokussierung agiler Teams zum Ausdruck. Ein „Agilist“ legt primär Wert darauf, Aufgaben oder Teilaufgaben zu erledigen, anstatt unnötig viel Zeit in die Aufarbeitung von Präsentationen und Dokumentationen zu stecken. Der Fokus liegt auf  der schnellen Erbringung konkreter Arbeitsergebnisse. Besonders große Organisationen sehen sich oft mit dieser Herausforderung konfrontiert, da innerhalb der klassischen Projektkultur viel Zeit (oft zu viel Zeit) in die Erstellung von Powerpoints und Protokollen fließt, anstatt in die Erledigung der eigentlichen Aufgabe.

3. ZUSAMMENARBEIT MIT DEM KUNDEN IST WICHTIGER ALS UMFASSENDE DOKUMENTATION

In der Arbeit agiler Teams nehmen Stakeholder (insbesondere Kunden) eine zentrale Rolle ein und sind mit ihren Problemen und Bedürfnissen ein wichtiger Teil des Prozesses. Der Kunde ist Bestandteil des Projektteams und hat ebenso wie alle anderen Beteiligten seine spezifischen Aufgaben zu erfüllen, um das Projekt voranzutreiben. Dafür ist es notwendig, dass ein (persönlicher) Austausch stattfindet – dieser ist wichtiger als formale Verträge.

4. REAGIEREN AUF VERÄNDERUNGEN IST WICHTIGER ALS DAS FESTHALTEN EINES PLANS

Letztendlich sind agile Teams sehr anpassungsfähig und verlangen von sich eine hohe Adaptivität. Das bedeutet jedoch nicht, dass diese Teams planlos, sprunghaft,  chaotisch  oder willkürlich arbeiten. Vielmehr bedeutet dies, dass agile Teams ihren Fokus auf ein Ziel richten und flexibel genug sind um von vorhandenen Plänen abzuweichen, insofern Team, Organisation und Kunden sinnvoll davon profitieren.

MANAGEMENT METHODEN

DIE PLAYER DES AGILEN PROJEKTMANAGEMENTS

Um agiles Projektmanagement in der Realität erfolgreich umzusetzen haben sich zwei Methoden besonders etabliert – SCRUM und KANBAN. Einsetzen lassen sich diese Projektmethoden für das agile Steuern von Veränderungs- und Entwicklungsprojekten in allen Feldern, nicht nur der Software-Entwicklung.

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METHODE #1

SCRUM

Von beiden beschriebenen Methoden ist Scrum die komplexere Option. Durch das Festlegen von Rollen und das Formalisieren von Anforderungen wird die Produktivität im Team gesteigert. Eingesetzt wird Scrum überwiegend bei innovativen Projekten und insbesondere bei der Entwicklung von Dienstleistungen, Marketing- und Vertriebsprogrammen, Verwaltung und Politik sowie Organisationsentwicklungsprogrammen. Dabei setzt Scrum vor allem auf Selbstorganisation sowie flexible Abstimmung innerhalb des Projektteams – eine Projektleitung im traditionellen Sinne gibt es nicht. Die Scrum Methode teilt die Laufzeit des Projektes in Etappen auf – die sogenannten Sprints. Ein Sprint dauert dabei ca. 30 Tage. Innerhalb dieses Zeitraums wird das Produkt verbessert, um Funktionalitäten erweitert und letztendlich ein funktionsfähiges Zwischenprodukt vorgelegt.

METHODE #2

KANBAN

Kanban Projektmanagement hat drei wichtige Merkmale und ist die einfachere und vielseitigere Methode. Als Produktivitätsprinzip und Projektmanagement-Werkzeug lässt es sich mit fast allen agilen Praktiken kombinieren.

  1. Unproduktives Springen zwischen zu vielen Themen oder Aufgaben soll vermieden werden. Es wird eine Leistung fertiggestellt bevor eine andere begonnen wird.
  2. Der Aufgabenfluss wird von Anfang bis Ende auf dem Kanban-Board visualisiert. Diese Visualisierung hilft dem Team produktiver miteinander zu kommunizieren und erleichtert die Koordination der  Aufgabenerledigung.
  3. Durch eine einfache zentrale Kennzahl wird die „echte“ Produktivität laufend gemessen und gesteigert. Diese „mittlere Durchlaufzeit“ gibt an wie lange es dauert, die schon begonnenen Aufgaben abzuschließen.

Das Wort Kanban stammt aus dem Japanischen und bedeutet so viel wie „Signalkarte“ – genau das ist es auch. Auf einem Board werden die Aufgaben und Projekte nach Relevanz sortiert und visualisiert.

DAS MANAGEMENT MUSS ZUM UNTERNEHMEN PASSEN

VORTEILE UND NACHTEILE VON AGILEM PROJEKTMANAGEMENT

Grundsätzlich lässt sich sagen, dass agiles Projektmanagement ein etabliertes Mittel ist, um Projekte dynamisch und flexibel zu gestalten, allerdings gilt auch hier: Die Management Methode muss zum Führungsstil und den Mitarbeitern eines Unternehmens passen! Vor allem bei Unternehmen die Top-Down führen, fordert die Einführung von agilem Projektmanagement vorab ein größeres Umdenken um erfolgreich zu sein. Auch die Fähigkeit zur Selbstorganisation der Mitarbeiter muss vorhanden und erwünscht sein. Man sollte sich also stets der Vor- und Nachteile der gewählten Management-Methode bewusst sein.

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VORTEILE

  • Wenige Regeln, leicht verständlich und schnell einführbar
  • Kurze Kommunikationswege
  • Hohe Flexibilität/Agilität durch adaptives Planen
  • Hohe Effektivität durch Selbstorganisation
  • Hohe Transparenz durch regelmäßige Meetings und Backlogs
  • Zeitnahe Realisation neuer Produkteigenschaften bzw. Inkremente
  • Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
  • Kurzfristige Problem-Identifikation
  • Geringer Administrations- und Dokumentationsaufwand

NACHTEILE

  • Kein Gesamtüberblick über die komplette Projektstrecke
  • Hoher Kommunikations- und Abstimmungsaufwand
  • Wenige konkrete Handlungsempfehlungen
  • Zeitverluste bei zu „defensiven“ Sprintplanungen
  • „Tunnelblick-Gefahr“ bei ausschließlicher Fokussierung auf Tasks
  • Erschwerte Koordination mehrerer Entwicklungsteams bei Großprojekten
  • Potenzielle Verunsicherung aufgrund fehlender Zuständigkeiten und Hierarchien
  • Potenzielle Unvereinbarkeit mit bestehenden Unternehmensstrukturen
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Team_Hände

AUS DEM ALLTAG

WIE LEBEN WIR PROJEKTMANAGEMENT BEI WEBNEO?

Theorie hin oder her, aber wie sieht sowas eigentlich in der Praxis aus? Als Onlinemarketing Agentur liegt unser Schwerpunkt auf dem Projekt- und Betreuungsgeschäft, insbesondere auf der Erstellung von Onlineshops. Projekte werden bei uns daher überwiegend agil koordiniert und geplant. Dadurch sind wir bei der Umsetzung von Anforderungen schnell, flexibel und transparent und können uns gut auf Änderungen im Projektablauf einstellen. Entgegen der weit verbreiteten Meinung funktioniert agiles Projektmanagement natürlich nicht komplett ohne Planungsphasen.

Grob lässt sich unser Projektprozess in folgende Punkte unterteilen:

    1. Briefing mit dem Kunden
    2. Verhandlungsphase
    3. Kickoff mit dem Kunden
    4. Festlegung der Meilensteine
    5. Eintakten der Anforderungen im Scrum
    6. Regelmäßige Abstimmung & Austausch mit dem Kunden (Passwortbeschaffung, Materialbeschaffung, Feedbackschleifen…)
    7. Testing & Bugfixing
    8. Endabnahme

Für die Planung unserer Projekte verwenden wir unseren eigenen „PM-Mix“ und kombinieren dafür agiles mit klassischem Projektmanagement. Diese Kombination bezeichnet man als hybrides Management. Wir verbinden also praktisch die positiven Aspekte des agilen Projektmanagements mit den positiven Aspekten des klassischen Projektmanagements.
Agil + Klassisch = Hybrid. Noch nicht ganz klar, wie das gemeint ist?

Auch wir definieren gemeinsam mit dem Kunden vor Projektstart ein möglichst präzises Projektergebnis und halten dieses innerhalb des verbindlichen Angebotes fest (klassisch). Dennoch können sich kleine Anforderungen innerhalb der Projektlaufzeit ändern, auf die wir aufgrund der Selbstorganisation der Teams flexibel und schnell reagieren können (agil). Während der gesamten Projektzeit werden regelmäßig qualitätsgesicherte und funktionsfähige Zwischenprodukte geliefert und durch den Kunden abgenommen (agil).

Der Kunde ist fester Bestandteil des Projektes, hier sind wir insbesondere auf Feedback und das Liefern von Inhalten (Texte, Bilder, etc.) angewiesen (agil). Neben dem hohen Maß an Flexibilität und Transparenz ist uns die Dokumentation von Projektschritten dennoch sehr wichtig (klassisch). Diese erfolgt in Form von unserem webbasierten Ticketsystem und „Aufgabenlisten“ (Google Tabellen), welche parallel von allen Beteiligten bearbeitet werden können.

Quelle: https://ifm-business.de/aktuelles/business-news/hybrides-projektmanagement-definition-und-methoden-von-traditionell-ueber-agil-bis-hybrid.html 

Quelle: https://ifm-business.de/aktuelles/business-news/hybrides-projektmanagement-definition-und-methoden-von-traditionell-ueber-agil-bis-hybrid.html 

In unserem webbasierten Projektmanagement-Tool (Scrum) werden Releases und Sprints für Projekte geplant, um das festgelegte Enddatum des Projektes einzuhalten. Welche Anforderungen innerhalb dieses Sprints umgesetzt werden ist jedoch abhängig von den aktuellen Wünschen und Zielen der Kunden. Basierend auf diesen Anforderungen werden Tickets angelegt, welche dann zur Bearbeitung den zuständigen Beauftragten zugeteilt werden. Zusätzlich buchen wir die aufgewendeten Zeiten zu jeder Aufgabe, um die tatsächlichen Aufwände zu visualisieren.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Erstellung Ihres Onlineshops oder der Anbindung einer Wawi? Die SEO (Suchmaschinenoptimierung) klappt auch noch nicht so wie gewünscht? Oder möchten Sie Produkte und Dienstleistungen über Google verkaufen (Google Ads)? Kontaktieren Sie uns gerne. Gemeinsam finden wir eine Lösung.

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