Die KI-Kompetenzpflicht: Der Artikel 4 AI Act

Die Künstliche Intelligenz hat bereits in vielen Lebensbereichen Einzug erlangt. Entsprechend wichtig ist es, nicht nur ihre Funktionen für unsere Zwecke effektiv zu nutzen, sondern viel mehr, sich gegen damit verbundene, mögliche Risiken abzusichern. Der AI Act nimmt als erste KI-Verordnung eine solche Schutzfunktion ein, indem er wesentliche Anforderungen an die Verwendung von KI definiert. Dabei verpflichtet er Unternehmen, die KI einsetzen, angemessene Maßnahmen für die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten zu ergreifen, sodass etwaige Nutzungsrisiken minimiert werden. Zudem bringt die definierte KI-Kompetenzpflicht einige neue Regelungen für die betriebliche Anwendung von KI-Systemen mit sich.

Erfahren Sie hier mehr über den aktuellen Stand sowie die praktische Umsetzung des Artikels 4 des AI Acts!

• Art. 4 AI Act verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen seit dem 2. Februar 2025, Maßnahmen für die KI-Kompetenz ihres Personals zu ergreifen. Die Aufsichtsbehörden überwachen und setzen die Pflicht seit dem 2. August 2026 durch.
• Der Digital Omnibus (EU) 2026/1744 ist seit dem 27. Juli 2026 in Kraft. Er macht aus dem Sicherstellen von KI-Kompetenz ein Fördern: Maßnahmen sind nötig, ein bestimmtes Kompetenzniveau müssen Unternehmen nicht garantieren.
• Ein Zertifikat oder ein festes Schulungsformat schreibt Art. 4 nicht vor. Die Maßnahmen sollten zur tatsächlichen KI-Nutzung im Unternehmen passen.
• In der Praxis helfen ein KI-Inventar, klare Rollen, ein Schulungsplan, KI-Richtlinien und eine nachvollziehbare Dokumentation.
• Die KI-Kompetenzpflicht ist ein laufender Prozess: Neue KI-Anwendungen und rechtliche Änderungen müssen fortlaufend in Schulung und Dokumentation einfließen.

Der AI Act ist die erste umfassende gesetzliche KI-Verordnung der EU, die zur einheitlichen Regulierung von Künstlicher Intelligenz dient. Das im Sommer 2024 in Kraft getretene Gesetz soll die Sicherheit, die Grundrechte sowie die Werte der EU-Bürger schützen, indem es sicherstellt, dass Personen, die KI nutzen oder mit deren Einsatz beschäftigt sind, auch über eine bestimmte KI-Kompetenz verfügen.

Der Artikel 4 dieses Gesetzes verpflichtet Unternehmen seit dem 2. Februar 2025 zu Maßnahmen für die KI-Kompetenz ihres Personals sowie sonstiger Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Durchgesetzt wird diese Verordnung seit dem 2. August 2026.

Für Unternehmen und HR-Verantwortliche bedeutet das konkret:

• Allgemeine Sensibilisierung für Künstliche Intelligenz
• Klärung, welche Mitarbeiter mit welchen KI-Systemen arbeiten (dürfen)
• Einstufung, welches Wissen für die Arbeit mit KI notwendig ist
• Festlegung geeigneter Vorgehensweisen zur Dokumentation

Die konkreten Ansätze zur Förderung der KI-Kompetenz sollten dabei nicht an der Quantität der Schulungsstunden und Zertifikate ausgerichtet werden. Viel entscheidender ist die Ausrichtung an der tatsächlichen KI-Nutzung im Unternehmen. Der Umfang der Schulungsmethoden ist besonders vom Einsatzzweck oder den damit verbundenen Risiken abhängig.

Die Abschwächung des Artikels 4 durch den Digital Omnibus (EU) 2026/1744 ändert den Maßstab für die Durchsetzung der KI-Kompetenzpflicht. Unternehmen sind folglich nicht verpflichtet nachzuweisen, dass jede Person nach einer Schulung denselben Wissensstand aufweist. Es reicht, wenn eine Bedarfsprüfung erfolgt und entsprechende Vorhaben ergriffen werden. Der Digitale Omnibus (EU) 2026/1744 wandelt die KI-Kompetenzpflicht in eine Bemühenspflicht um, die trotz dessen eine konkrete Compliance-Aufgabe bleibt.

Beispiele für die betroffenen Akteure sind:

• Anbieter: OpenAI ist der Anbieter von ChatGPT
• Betreiber: Bank nutzt KI zur Betrugserkennung
• Betreiber: Autohersteller nutzt KI zur Produktionsentwicklung

Diese Akteure müssen folglich prüfen, welche Maßnahmen sie zur Förderung der KI-Kompetenz ergreifen müssen. Dabei ist es egal, in welcher Form die KI-Systeme angewendet werden: Ob als Tool oder als Bestandteil einer Software, eine KI-Kompetenzpflicht und Prüfung ist stets notwendig.

Die KI-Verordnung und besonders der Artikel 4 stellen sicher, dass Unternehmen und deren Mitarbeiter, die KI-Systeme nutzen oder entwickeln, auch über die notwendigen Kompetenzen sowie Fachkenntnisse verfügen. Eine inkompetente Nutzung von KI kann unvorhersehbare Risiken hervorrufen. Diese Risiken können mithilfe der KI-Kompetenzpflicht minimiert und gleichzeitig eine effektive Nutzung von KI sichergestellt werden.

• Sichere Nutzung: Mitarbeitende verfügen über ein technisches, rechtliches und ethisches Verständnis hinsichtlich der KI-Anwendungen
• Risikominimierung: Geschulte Beschäftigte können Gefahren erkennen und so das Risiko von Fehlentscheidungen und Datenschutzverletzungen minimieren
• Schutz der Grundrechte: Kompetenz verstärkt die Einhaltung der Grundrechte
• Produktivitätssteigerung: Der Einsatz von KI kann den betrieblichen Alltag effizienter und einfacher gestalten. Wenn Mitarbeiter entsprechende Kenntnisse zur Anwendung von KI-Systemen erlangen, können sie mithilfe dieser ihre Produktivität steigern

Die Sicherstellung der KI-Kompetenz im Unternehmen kann mithilfe verschiedener Vorgehensweisen erfolgen. Zum einen können intern definierte Richtlinien zum Umgang mit KI-Tools zur Kompetenzsicherung beitragen, wenn diese praxisnah und verbindlich festgeschrieben sind. Zum anderen können Mitarbeitende mit Fachkenntnissen und Erfahrungen eingesetzt werden, um praxisnahes Wissen zu vermitteln. Ihr Einsatz kann eine schnelle Unterstützung bei internen Anwendungsfällen bieten. Gleichzeitig können sie zur gezielten Unterweisung anderer Mitarbeiter genutzt werden. Regelungen zur KI-Kompetenzerhöhung können auch durch informelle Initiativen oder andere Unternehmen sowie Agenturen unterstützt werden.

Folgende Maßnahmen sollten Unternehmen ergreifen:

• Erstellung eines KI-Inventars: Alle im Unternehmen verwendeten KI-Anwendungen sollten einmal vollständig erfasst werden. Dabei können gleichzeitig die bereits bestehenden Kompetenzen der Mitarbeiter dokumentiert werden.
• Verantwortliche Rollen klären: Klar definieren, welcher Mitarbeiter welche Verantwortung und welche Pflichten übernimmt
• Schulungsprogramm entwickeln und implementieren: Erstellung eines strukturierten Schulungsplans, der die notwendigen Fachkenntnisse im Umgang mit KI vermittelt.
• Trainings bereitstellen: Spezifische Schulungen helfen, einen sicheren Umgang mit KI-Systemen zu stärken und Risiken zu minieren.
• Regelmäßige Auffrischungskurse: Kontinuierliche Fortbildungen halten beteiligte Personen auf dem aktuellen Wissensstand.

Alle Maßnahmen, egal ob interne oder externe Schulungsangebote, sollten stets praxisorientiert und auf die individuelle Branche und das benutzte KI-System abgestimmt sein. Nur so können die Regelungen zur tatsächlichen Förderung der KI-Kompetenz beitragen.

Mitarbeitende, die KI-Systeme nutzen, brauchen kein offizielles Zertifikat für ihre KI-Kompetenz. Ein bestimmtes Schulungs- oder Zertifizierungsformat wird im Artikel 4 nicht vorgeschrieben.

Methoden und Regelungen können entsprechend abgestimmt auf das jeweilige Unternehmen und die internen Situationen individuell kombiniert werden. Die Nachvollziehbarkeit der gewählten Maßnahmen ist dabei der entscheidende Faktor. Deshalb sollten Unternehmen verständlich und vollständig dokumentieren, welche Ansätze durchgeführt wurden. Die Dokumentation sollte folgende Punkte umfassen:

• Art der Maßnahme
• Betroffene Mitarbeiter
• Ausrichtung und Zuordnung zu konkreter KI-Nutzung
• Zeitpunkt
• Inhalte
• Teilnahme der Maßnahme

Die Dokumentation macht die Förderung der KI-Kompetenz nachvollziehbar. Es ist stets wichtig, dass eindeutig erkennbar ist, welche Regelung die Organisation warum und für welche KI-Nutzung durchgeführt hat.

Eine effektive Einführung von KI-Richtlinien erfordert ein strukturiertes und systematisches Vorgehen. Je nach Unternehmen stellen sich dabei individuelle Besonderheiten heraus.

1. KI-Inventar erstellen: Überprüfen, welche KI-Anwendungen Ihre Mitarbeiter aktuell im Unternehmen verwenden. Dabei auch integrierte KI-Funktionen in bestehenden Softwares beachten.
2. Verantwortliche Rollen festlegen: Schriftliches Festlegen von zuständigen Ansprechpersonen.
3. Datenregeln definieren: Klare Definition und Kategorisierung von Informationen, die in KI-Systemen verwendet werden dürfen, unter Einbeziehung der Datenschutzbeauftragten.
4. Freigabeprozess festlegen: Verfahren festlegen, mit dem Mitarbeiter neue Anwendungen vorschlagen können.
5. Kennzeichnungsregeln definieren: Regeln festlegen, wie KI-generierte Inhalte gekennzeichnet werden.
6. Regelmäßige Schulungen: Richtlinien durch interne Formate, gemeinsame Übungsrunden oder externe Schulungsangebote verankern. Beschäftigte regelmäßig schulen und neue Mitarbeiter richtig in die Richtlinien einführen.
7. Überprüfungsrhythmus festlegen: Festlegen eines festen Rhythmus, innerhalb dessen eine Überprüfung stattfindet.

Die KI-Kompetenzpflicht hat sich zu einem laufenden Compliance-Prozess für Unternehmen entwickelt. Dabei ist es nicht aussagekräftig, einmalig eine sinnvolle Schulung durchzuführen. Zuständigkeiten, Nutzungen, Nachweise und Veränderungen müssen fortlaufend an die aktuellen betrieblichen und rechtlichen Gegebenheiten angepasst werden. Damit der Prozess problemlos ablaufen kann, ist eine eindeutige Zuständigkeitsklärung zwischen den Fachbereichen und dem HR sowie dem Compliance- und IT-Bereich entscheidend. Neben der Aufgabenverteilung ist ebenso ein klar definierter Prozess essenziell, der stets Veränderungen in die Ist-Situation der KI-Nutzung und die Schulungsplanung einfließen lässt.

1. Verantwortlichkeiten und Rollen festlegen:

Klare Zuständigkeiten und Regelungen legen fest, wer beispielsweise Schulungs- und Teilnahmenachweise pflegt, wer Aktualisierungen anstößt und wer neue KI-Anwendungen meldet und evaluiert, ob sich ein konkreter Schulungsbedarf daraus ergibt. So werden Dokumentationslücken zwischen den Fachabteilungen und dem HR- oder Compliance-Bereich vermieden.

• Welche Rollen nehmen Mitarbeitende ein und welche Pflichten sind damit verbunden?
• Sind die Beteiligten sich ihrer Verantwortung bewusst?

2. KI-Inventar aktuell halten:

Unternehmen sollten eine Verbindung zwischen dem KI-Inventar und der Schulungsübersicht schaffen, um bei System- oder Nutzungsänderungen direkt prüfen zu können, welche Mitarbeiter und Ansätze davon betroffen sind. Eine einmalige Bestandsaufnahme der KI-Kompetenzen zu Beginn ist entsprechend ungenügend. Es bedarf einer fortlaufenden Erfassung neuer KI-Anwendungen und Funktionen, um eine optimale Abstimmung des Schulungsbedarfs und des tatsächlichen Einsatzes zu erreichen.

3. Regulatorische Änderungen einplanen:

Die rechtliche Grundlage zur Förderung von KI-Kompetenzen kann sich stets ändern. Folglich sollte ein Unternehmen auf solche Änderungen vorbereitet sein, indem es einen Prozess schafft, der Entwicklungen frühzeitig erkennt, Änderungen problemlos aufnehmen kann und den Anpassungsbedarf entsprechend sichtbar macht. Dabei ist es nicht notwendig, das integrierte Schulungsprogramm komplett neu zu gestalten, sondern eher, Inhalte und Nutzungen der bestehenden Methoden auf ihre Sinnhaftigkeit erneut zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen.

4. Dokumentation nicht aufschieben:

Eine nachvollziehbare Dokumentation der ergriffenen Maßnahmen macht die Umsetzung von Art. 4 belegbar. Fehlende Nachweise können bei Prüfungen oder KI-bezogenen Vorfällen schnell zum Problem werden.

Bei einer fehlerhaften oder nicht strukturierten Vorgehensweise kann es zu Fehlern kommen, die bei regulatorischen Prüfungen oder KI-bezogenen Vorfällen zu schwerwiegenderen Problemen werden können. Folgende Fehler sollten Sie entsprechend in der Umsetzung Ihrer KI-Kompetenzpflicht besonders berücksichtigen.

Diese beispielhaften Fehler können die Rechtslage der Unternehmen erschweren sowie Reputationsschäden hervorrufen. Entsprechend sind die Vorgehensweisen zur KI-Kompetenzförderung fortlaufend und nachvollziehbar zu dokumentieren.

Die Förderung der KI-Kompetenz hat nicht zuletzt wegen der zunehmenden Popularität und Macht der KI-Anwendungen immer mehr an Bedeutung gewonnen. Dabei sehen Menschen nicht immer nur einen effektiven Nutzengewinn hinter den Anwendungen, sondern fürchten vielmehr die damit verbundenen Risiken. Der Art. 4 AI Act schafft einen gesetzlichen Rahmen, der Betreiber und Anbieter verbindlich zu Maßnahmen für die Förderung der KI-Kompetenz verpflichtet. Da sich KI-Anwendungen und die Rechtslage immer wieder ändern, sollten Unternehmen ihre Maßnahmen regelmäßig überprüfen und anpassen, um Risiken und Fehler zu minimieren.

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